Muitos detalhes e um bom planejamento são fundamentais para passar uma imagem positiva para seus convidados em um evento corporativo.
Uma empresa pode apostar em eventos para vários objetivos: lançar um produto, expor sua marca, vender, criar oportunidades de networking, promover a confraternização entre colaboradores e clientes, engajar usuários com o seu propósito e muitas outras possibilidades.
No entanto, fazer um evento de sucesso não é tão simples quanto parece, e uma boa gestão de eventos é essencial, já que a imagem da sua empresa está em jogo. Afinal, o que as pessoas vão dizer depois do evento importa mais do que você imagina.
Porém, não é simples organizar um evento corporativo. São muitos detalhes a se pensar e todos precisam de atenção, pois influenciam no resultado final e na satisfação das pessoas que vão participar desse momento.
Algumas empresas grandes têm até um departamento especializado apenas na realização de eventos, para se ter uma noção da complexidade da tarefa. No entanto, se esse não é o caso da sua, saiba que você pode contratar uma empresa terceirizada, que tem toda a expertise necessária para que seu evento seja um sucesso.
Se você não tem experiência com a realização de eventos, considere seriamente contratar ajuda, pelo menos para os primeiros. Um evento mal planejado pode passar uma impressão contrária à que você espera, e não vale a pena arriscar.
Checklist de sucesso
Se a sua empresa está pensando em realizar um evento corporativo, alguém de confiança precisa ser designado para tomar as decisões. Mesmo que você contrate uma terceirizada, ela não deve fazer nada sem se reportar a essa pessoa.
Tudo vai depender dos seus objetivos e de vários outros fatores, como a sua área de atuação e poder de engajamento junto ao público-alvo do evento. Por isso, preparamos um checklist geral para te ajudar a não se esquecer de nenhum detalhe importante:
- planeje com meses de antecedência: o tempo ideal depende do porte do evento, se virão pessoas de fora, etc. Mesmo que seja um evento pequeno, o ideal é começar a planejar pelo menos três meses antes para garantir que todo mundo tenha agenda;
- defina um objetivo: todo evento corporativo precisa ter um objetivo claro, que vai ser levado em conta na definição de todos os detalhes;
- defina o público: convidar todo mundo não é o ideal. É preciso ter em mente quem vai te ajudar a chegar ao seu objetivo e focar nessas pessoas. Se a intenção é divulgar a marca, pode ser uma boa ideia incluir alguns influenciadores na lista;
- reserve o local: se o evento não vai acontecer em seu próprio espaço, garanta a reserva do local antes de começar a divulgar qualquer informação;
- faça orçamentos com mais de um fornecedor: mesmo que você já tenha um fornecedor de confiança, é importante pedir mais de um orçamento. De posse dessas estimativas, avalie qual proposta está dentro do que você pode investir para obter o retorno que deseja;
- priorize qualidade: nem sempre é vantajoso optar pelo orçamento mais barato. Escolha fornecedores nos quais você possa confiar, por já conhecer por recomendação de alguém ou da própria empresa terceirizada que contratou;
- providencie um coffee break: o tipo de comida e bebida que você vai servir no seu evento depende do público, do tema e do horário. Assim, é sempre bom ter pelo menos um café com alguns petiscos;
- desenhe uma programação detalhada: todo bom evento tem uma programação detalhada que, inclusive, deve ser disponibilizada com alguma antecedência para os convidados (exceto alguma surpresa ou informação sigilosa);
- invista na divulgação: se é um evento aberto ao público, vale até investir em anúncios pagos. Mesmo que seja um evento interno ou só para convidados, é preciso fazer uma boa divulgação, com antecedência e lembretes à medida em que a data se aproxima;
- prepare-se para imprevistos: por mais que você se planeje, imprevistos acontecem em quase todo evento. Alguém da sua equipe (de preferência aquela pessoa com mais “jogo de cintura”) precisa estar preparado e disponível para lidar com eles;
- mensure os resultados: depois de passar o evento, você deve avaliar pontos positivos e negativos. Se possível, peça um feedback para quem esteve
presente. Também é hora de avaliar se o objetivo principal, definido lá no início, foi atingido.
